Politique opérationnelle : Clôture de plaintes du public en raison de renseignements incomplets

Date d'entrée en vigueur

1er avril 2023

Objet

La présente politique vise à :

• améliorer le service et la rapidité du processus de réception des plaintes;
• assurer un traitement juste et équitable des personnes qui présentent des plaintes;
• renforcer la responsabilisation et la transparence du processus de réception des plaintes de la Commission civile d'examen et de traitement des plaintes (CCETP) en favorisant une approche efficace et équitable.

Énoncé de la politique

La CCETP adopte une approche normalisée pour la réception des plaintes nécessitant d'obtenir des renseignements supplémentaires afin d'être traitées.

Application

La présente politique s'applique à la présidente et à tous les employés de la CCETP désignés dans la partie VI de la Loi sur la Gendarmerie royale du Canada (Loi sur la GRC). Elle ne s'applique pas à la GRC.

Portée et principes directeurs

Parfois, la CCETP reçoit une plainte qui ne comprend pas les renseignements permettant de déterminer si elle répond aux critères d'une plainte qui sont énoncés au paragraphe 45.53(1) de la Loi sur la GRC.

Sans les renseignements requis, la plainte ne peut être traitée et est considérée comme étant incomplète jusqu'à ce qu'elle soit modifiée.

Pour éviter une perte d'efficacité et de productivité en gardant de nombreux dossiers de plainte incomplets ouverts pendant de longues périodes, les employés tenteront de communiquer avec la personne ayant présenté la plainte pour obtenir les renseignements manquants, selon sa méthode de communication privilégiée.

Une fois l'essai d'établir la communication effectué, l'employé attendra trois (3) semaines pour obtenir une réponse. Si aucune réponse n'est reçue, un deuxième essai sera effectué.

Au deuxième essai, on communiquera avec la personne par écrit, et on l'informera que son dossier de plainte sera clos en raison d'un manque de renseignements. La personne sera informée que si elle fournit des renseignements supplémentaires, sa plainte pourra être rouverte et réévaluée.

La CCETP reconnaît et respecte son obligation, aux termes de la Loi canadienne sur les droits de la personne, de prendre des mesures d'adaptation pour répondre aux besoins d'une personne qui a recours à ses services, ainsi que son obligation de fournir une assistance raisonnable aux plaignants conformément au paragraphe 45.53(9) de la Loi sur la GRC.

La plainte peut être rouverte à une date ultérieure si elle est présentée de nouveau dans un délai d'un an après la date de l'incident, conformément au paragraphe 45.53(5) de la Loi sur la GRC. La prolongation du délai est abordée dans la politique de la CCETP suivante : Politique sur la prolongation du délai pour déposer une plainte à la CCETP.

Rôles et responsabilités

• Présidente : conformément au paragraphe 45.31(1) de la Loi sur la GRC, la présidente supervise et dirige le travail et le personnel de la CCETP.
• Gestionnaires : les gestionnaires sont chargés de surveiller l'utilisation de la politique et de veiller au maintien d'une méthode appropriée de tenue de dossiers.
• Employés : les employés sont chargés de la mise en œuvre de la politique et de la tenue cohérente des dossiers en ce qui a trait à l'application de la politique.

Surveillance et évaluation

L'application de la politique doit faire l'objet d'une surveillance et être évaluée annuellement. La politique sera révisée au besoin.

Documents connexes

• Politique sur la prolongation du délai pour déposer une plainte à la CCETP