Rapport annuel au Parlement sur l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels 2014-2015

1.  INTRODUCTION

La Loi sur la protection des renseignements personnels (Loi) confère aux particuliers le droit d'accéder à leurs renseignements personnels et assure la confidentialité des renseignements personnels relevant des institutions fédérales.

Le présent rapport annuel a été rédigé en vertu de l'article 72 de la Loi, selon lequel des rapports annuels sur la protection des renseignements personnels doivent être déposés au Parlement.

2.  AU SUJET DE LA COMMISSION CIVILE D'EXAMEN ET DE TRAITEMENT DES PLAINTES RELATIVES À LA GENDARMERIE ROYALE DU CANADA

Le 28 novembre 2014, la Commission civile d'examen et de traitement des plaintes relatives à la Gendarmerie royale du Canada (CCETP) a été créée en vertu de l'article 35 de la Loi visant à accroître la responsabilité de la Gendarmerie royale du Canada (L.C. 2013, ch. 18). La CCETP a remplacé la Commission des plaintes du public contre la GRC (CPP); elle assume des responsabilités de nature semblable, mais s'est vu confier un plus grand nombre de pouvoirs et de tâches. Comme le faisait la CPP, la CCETP assure une surveillance civile de la conduite des membres de la GRC dans l'exercice de leurs fonctions afin de tenir l'organisme responsable de ses actes devant le public.

Le rôle principal de la CCETP consiste à recevoir des plaintes du public au sujet de membres de la GRC. Les plaintes reçues sont acheminées à la GRC, qui se charge de mener une première enquête prescrite par la Loi sur la Gendarmerie royale du Canada. Si le plaignant est insatisfait de la réponse donnée par la GRC à sa plainte, la CCETP procédera à son tour à un examen de la plainte afin de déterminer le caractère raisonnable des mesures prises par la GRC. Dans certains cas, la CCETP mènera sa propre enquête ou tiendra une audience à l'égard d'une plainte. Le président de la CCETP a le pouvoir de déposer lui-même une plainte s'il estime qu'il convient de mener une enquête.

En outre, même en l'absence d'une plainte du public, la CCETP est habilitée à effectuer un examen concernant des activités de la GRC afin d'établir leur conformité avec les dispositions législatives et réglementaires, les directives ministérielles, les politiques, les procédures et les lignes directrices.

3.  REMARQUE À PROPOS DES DONNÉES

Les données et les statistiques concernant la CCETP contenues dans le présent rapport englobent les activités relatives à l'accès à l'information et à la protection des renseignements personnels (AIPRP) menées tant par la CPP (jusqu'au 27 novembre 2014) que par la CCETP (à compter du 28 novembre 2014) au cours de la période visée par le rapport, laquelle s'étend du 1er avril 2014 au 31 mars 2015.

4.  RESPONSABILITÉS LIÉES À L'AIPRP

Au sein de la CCETP, la Section de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) est composée uniquement de la coordonnatrice de l'AIPRP, laquelle traite toutes les demandes du public et les demandes de consultation soumises par d'autres ministères ou organismes. Elle est également chargée de fournir des conseils aux employés et aux cadres supérieurs de la CCETP sur des questions liées à l'AIPRP, de rédiger les rapports statistiques annuels, d'assurer continuellement l'exactitude des renseignements consignés dans Info Source, de rédiger des sommaires des demandes d'accès à l'information traitées en vue de leur divulgation proactive sur le site Web de la CCETP, de participer aux activités réunissant des membres de la collectivité de l'AIPRP et de surveiller les modifications apportées aux politiques, aux lignes directrices et aux directives sur l'AIPRP.

Lorsqu'elle traite les demandes et les consultations au titre de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, la coordonnatrice de l'AIPRP bénéficie du soutien administratif que lui fournit le personnel de l'Unité de la gestion de l'information de la CCETP.

En vertu des pouvoirs qui lui ont été délégués par le ministre de la Sécurité publique, la directrice exécutive approuve définitivement toutes les réponses aux requêtes relatives à l'AIPRP et aux demandes de consultation.

5.  ORDONNANCE DE DÉLÉGATION DE POUVOIRS

En vertu de la Loi, le ministre de la Sécurité publique a délégué les pleins pouvoirs au président et à la directrice exécutive de la CCETP. Le ministre a également délégué certaines tâches et fonctions administratives à la coordonnatrice de l'AIPRP. La plus récente ordonnance de délégation de pouvoirs a été signée par le ministre de la Sécurité publique le 18 janvier 2012 (voir l'annexe A).

6.  DEMANDES AU TITRE DE LA LOI SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS REÇUES

Au cours de la période visée par le rapport, trois (3) nouvelles demandes au titre de la Loi ont été reçues et traitées. Aucune demande n'a été reportée de l'exercice précédent, et aucune n'a été reportée à l'exercice suivant.

Les trois (3) nouvelles demandes provenaient de particuliers souhaitant obtenir des renseignements les concernant contenus dans des documents relevant de la CCETP.

7.  RAPPORT STATISTIQUE

En 2014-2015, la CCETP a reçu trois (3) demandes soumises au titre de la Loi, alors qu'elle en avait reçu deux (2) en 2013-2014, et six (6) (c.-à-d. deux fois plus) en 2012-2013. Ces nombres sont relativement faibles ne permettent pas de tirer une signification statistique de ces écarts. Le traitement de l'une des trois (3) demandes reçues au cours de la période visée par le rapport ne s'est pas traduit par la communication de documents. Dans l'un des deux (2) cas où des documents ont été communiqués, une demande d'exemption a été présentée en vertu de l'article 26 (renseignements concernant un autre individu) de la Loi. Dans les deux (2) cas, une consultation externe a été requise, de sorte que des prolongations de délai ont été présentées au titre du sous-alinéa 15a)(ii), et chaque fois, la demande a été traitée dans le respect du délai prolongé. Le nombre de pages traitées dans le cadre de ces deux (2) demandes s'élevait à 423.

Un nombre notable (25) de demandes de consultation ont été soumises par d'autres organisations au cours de la période visée par le rapport. Durant cette période, on a traité 24 de ces demandes, en plus d'une demande de consultation qui avait été reportée de l'exercice précédent. Le nombre de pages traitées s'élevait à 491.

Le rapport statistique figure à l'annexe B.

8.  FORMATION

Un membre du personnel de l'Unité des opérations de la CCETP a participé à une activité de formation externe d'une durée de trois jours.

Aucune activité de formation n'a été dispensée à l'interne au cours de la période visée par le rapport.

9.  CHANGEMENTS IMPORTANTS

Le principal changement survenu durant l'exercice 2014-2015 a été la création de la CCETP, à laquelle ont été déléguées l'ensemble des fonctions et des tâches qui relevaient auparavant de la CPP, y compris tous les dossiers non réglés relatifs à l'AIPRP. La transition s'est faite de façon fluide, vu qu'elle consistait simplement en la prise en charge par la CCETP du personnel et des installations de la CPP. Par conséquent, la transition n'a eu aucune répercussion sur le public.

La CCETP n'a mis en œuvre aucune nouvelle politique, ligne directrice ou procédure en matière de protection des renseignements personnels durant la période visée par le rapport.

10.  SURVEILLANCE DU RESPECT DES DÉLAIS

La CCETP utilise son logiciel de gestion des cas afin de surveiller les délais de traitement des demandes au titre de la Loi sur la protection des renseignements personnels. La coordonnatrice de l'AIPRP se tient au courant des échéances à venir et, au besoin, informe le responsable d'institution fédérale et la haute direction de l'imminence de l'expiration d'un délai lié au traitement d'une requête ou d'une demande de consultation. Cette façon de faire s'est révélée efficace au moment de veiller au respect des délais.

11.  ÉVALUATIONS DES FACTEURS RELATIFS À LA VIE PRIVÉE

Aucune évaluation des facteurs relatifs à la vie privée n'a été menée au cours de la période visée par le rapport.

12  ATTEINTES À LA VIE PRIVÉE

Aucune atteinte importante à la vie privée au sein de la CPP ou de la CCETP n'a été signalée au cours de la période visée par le rapport.

13.  COMMUNICATIONS EN VERTU DE L'ALINÉA 8(2)m) DE LA LOI SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Aucune communication en vertu de l'alinéa 8(2)m) de la Loi n'a été faite en 2014-2015.

14.  PLAINTES

Aucune plainte n'a été déposée au titre de la Loi contre la CPP ou la CCETP et aucune vérification ni enquête n'ont été menées durant la période visée par le rapport.

Annexe A : Ordonnance de délégation de pouvoirs

En vertu de l'article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels*, le ministre de la Sécurité publique Canada délègue aux titulaires des postes sous mentionnés, ou aux personnes qui occupent ces postes à titre intérimaire, les pouvoirs et les fonctions dont il est, en qualité de responsable d'une institution fédérale, c'est-à-dire le Commission des plaintes du public contre la GRC, investi conformément à l'article de la Loi mentionné à l'égard de chaque poste.

Loi sur la protection des renseignements personnels
Article Président Directeur Exécutif Coordonnateur d'AIPRP

8(2)(j)

Communication à des fins de recherche

 

8(2)(m)

Communication dans l'intérêt public ou d'une personne

 

8(4)

Conservation des copies des demandes en vertu de 8(2)(e)

8(5)

Avis le de communication dans le cas de 8(2)(m)

 

9(1)

Conservation d'un relevé des cas d'usage

 

9(4)

Usages compatibles

 

10

Renseignements personnels versés dans des fichiers de renseignements personnels

 

14

Aviser l'auteur de la demande d'accès

15

Prorogation du délai

17(2)(b)

Version de la communication

17(3)(b)

Communication sur support de substitution

18(2)

Exception (fichiers inconsultables) – Autorisation de refuser

 

19(1)

  Exception – Renseignements personnels obtenus à titre confidentiel

 

19(2)

Exemption – Where disclosure authorized /
Exception – Cas où la divulgation est autorisée

 

20

Exception – Affaires fédéro-provinciales

 

21

Exception –  Affaires internationales et défense

 

22

Exception  – Application de la loi et enquêtes

 

22.3

Exception – Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d'actes répréhensibles

 

23

Exception – Enquêtes de sécurité

 

24

Exception – Individus condamnés pour une infraction

 

25

Exception – Sécurité des individus

 

26

Exemption – Information about another individual /
Exception – Renseignements concernant un autre individu

 

27

Exception – Secret professionnel des avocats

 

28

Exception – Dossiers médicaux

 

31

Avis d'enquête

33(2)

Droit de présenter des observations

35(1)

Conclusions et recommandations du Commissaire à la protection de la vie privée (plaintes)

35(4)

Access to be given / Communication accordée

36(3)

Rapport des conclusions et recommandations (fichiers inconsultables)

37(3)

Rapport des conclusions et recommandations du Commissaire (contrôle d'application)

51(2)(b)

Règles spéciales (auditions)

 

51(3)

Présentation d'arguments en l'absence d'une partie

 

72(1)

Rapports au Parlement

 
Règlement sur la protection des renseignements personnels
Article Président Directeur Exécutif Coordonnateur d'AIPRP

9

Fournir des installations convenables et fixer un moment pour examiner les renseignements personnels

11(2)

Avis que les corrections demandées ont été effectuées

11(4)

Avis que les corrections demandées ont été refusées

13(1)

Le cas échéant, autoriser la communication des renseignements personnels concernant l'état physique ou mental de l'individu à un médecin ou à un psychologue en situation légale d'exercice, afin que celui-ci puisse donner son avis quant à savoir si la prise de connaissance de ces renseignements par l'individu lui porterait préjudice

14

Le cas échéant, communiquer à l'individu les renseignements personnels concernant son état physique ou mental en la présence d'un médecin ou d'un psychologue en situation légale d'exercice

Daté, en la ville d'Ottawa, 18e de janvier, 2012.

Signé par le ministre de la Sécurité publique Canada, l'honorable Vic Toews, C.P., c.r., député.

Annexe B : Rapport statistique

PARTIE 1 – Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

  Nombre de demandes
Reçues pendant la période d'établissement de rapport 3
En suspens à la fin de la période d'établissement de rapport précédente 0
Total 3
Fermées pendant la période d'établissement de rapport 3
Reportées à la prochaine période d'établissement de rapport 0

PARTIE 2 – Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapport

2.1 Disposition et délai de traitement

Disposition des demandes Délai de traitement
1  à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121  à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communication totale 0 0 0 1 0 0 0 1
Communication partielle 0 0 1 0 0 0 0 1
Exception totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Aucun document n'existe 1 0 0 0 0 0 0 1
Demande abandonnée 0 0 0 0 0 0 0 0
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 1 0 1 1 0 0 0 3

2.2 Exceptions

Article Nombre de demandes Article Nombre de demandes Article Nombre de demandes
18(2) 0 22(1) a)(i) 0 23 a) 0
19(1) a) 0 22(1) a)(ii) 0 23 b) 0
19(1) b) 0 22(1) a)(iii) 0 24 a) 0
19(1) c) 0 22(1) b) 0 24 b) 0
19(1) d) 0 22(1) c) 0 25 0
19(1) e) 0 22(2) 0 26 1
19(1) f) 0 22.1 0 27 0
20 0 22.2 0 28 0
21 0 22.3 0

2.3 Exclusions

Article Nombre de demandes Article Nombre de demandes Article Nombre de demandes
69(1) a) 0 70(1) 0 70(1) d) 0
69(1) b) 0 70(1) a) 0 70(1) e) 0
69.1 0 70(1) b) 0 70(1) f) 0
70(1) c) 0 70.1 0

2.4 Support des documents communiqués

Disposition Papier Électronique Autres
Communication totale 1 0 0
Communication partielle 1 0 0
Total 2 0 0

2.5 Complexité

2.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées
Disposition des demandes Nombre de pages traitées Nombre de pages communiquées Nombre de demandes
Communication totale 353 213 1
Communication partielle 70 70 1
Exception totale 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0
Total 423 283 2
2.5.2 Pages pertinentes traitées et communiquées en fonction de l'ampleur des demandes
Disposition Moins de 100 pages traitées 101 à 500 pages traitées 501 à 1 000 pages traitées 1 001 à 5 000 pages traitées Plus de 5 000 pages traitées
Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées
Communication totale 0 0 1 213 0 0 0 0 0 0
Communication partielle 1 70 0 0 0 0 0 0 0 0
Exception totale 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 1 70 1 213 0 0 0 0 0 0
2.5.3 Autres complexités
Disposition Consultation requise Avis juridique Renseignements entremêlés Autres Total
Communication totale 1 0 0 0 1
Communication partielle 1 0 0 0 1
Exception totale 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0 0 0
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0 0 0
Total 2 0 0 0 2

2.6 Présomptions de refus

2.6.1 Motifs du non respect du délai statutaire
Nombre de demandes fermées après le délai statutaire Motif principal
Charge de travail Consultation externe  Consultation interne Autres
0 0 0 0 0
2.6.2 Nombre de jours de retard
Nombre de jours de retard Nombre de demandes en retard où le délai n'a pas été prorogé Nombre de demandes en retard où le délai a été prorogé Total
1 à 15 jours 0 0 0
16 à 30 jours 0 0 0
31 à 60 jours 0 0 0
61 à 120 jours 0 0 0
121 à 180 jours 0 0 0
181 à 365 jours 0 0 0
Plus de 365 jours 0 0 0
Total 0 0 0

2.7 Demandes de traduction

Demandes de traduction Acceptées Refusées Total
De l'anglais au français 0 0 0
Du français à l'anglais 0 0 0
Total 0 0 0

PARTIE 3 – Communications en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5)

Alinéa 8(2)e) Alinéa 8(2)m) Paragraphe 8(5) Total
0 0 0 0

PARTIE 4 – Demandes de correction de renseignements personnels et mentions

Disposition des demandes de correction reçues Nombre
Mentions annexées 0
Demandes de correction acceptées 0
Total 0

PARTIE 5 – Prorogations

5.1  Motifs des prorogations et disposition des demandes

Disposition des demandes où le délai a été prorogé 15a)(i)
Entrave au fonctionnement
15a)(ii)
Consultation
15b)
Traduction ou conversion
Article 70 Autres
Communication totale 0 0 1 0
Communication partielle 0 0 1 0
Exception totale 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0
Aucun document n'existe 0 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0 0
Total 0 0 2 0

5.2 Durée des prorogations

Durée des prorogations 15a)(i)
Entrave au fonctionnement
15a)(ii)
Consultation
15b)
Traduction ou conversion
Article 70 Autres
1 à 15 jours 0 0 0 0
16 à 30 jours 0 0 2 0
Total 0 0 2 0

PARTIE 6 – Demandes de consultation reçues d'autres institutions et organisations

6.1 Demandes de consultation reçues d'autres institutions du gouvernement du Canada et organisations

Consultations Autres institutions du gouvernement du Canada Nombre de pages à traiter Autres organisations Nombre de pages à traiter
Reçues pendant la période d'établissement de rapport 25 451 0 0
En suspens à la fin de la période d'établissement de rapport précédente 1 54 0 0
Total 26 505 0 0
Fermées pendant la période d'établissement de rapport 25 491 0 0
Reportées à la prochaine période d'établissement de rapport 1 14 0 0

6.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres institutions du gouvernement du Canada

Recommandation Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communication totale 16 2 0 0 0 0 0 18
Communication partielle 6 1 0 0 0 0 0 7
Exception totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Consulter une autre institution 0 0 0 0 0 0 0 0
Autre 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 22 3 0 0 0 0 0 25

6.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres organisations

Recommandation Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communication totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Communication partielle 0 0 0 0 0 0 0 0
Exception totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Consulter une autre institution 0 0 0 0 0 0 0 0
Autre 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0

PARTIE 7- Délais de traitement des demandes de consultation sur les renseignements confidentiels du Cabinet

7.1 Demandes auprès des services juridiques

Nombre de jours Moins de 100 pages traitées De 101 à 500 pages traitées De 501 à 1 000 pages traitées De 1 001 à 5 000 pages traitées Plus de 5 000 pages traitées
Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées
1 à 15 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
16 à 30 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
31 à 60 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
61 à 120 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
121 à 180 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
181 à 365 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Plus de 365 jours 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

7.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé

Nombre de jours Moins de 100 pages traitées De 101 à 500 pages traitées De 501 à 1 000 pages traitées De 1 001 à 5 000 pages traitées Plus de 5 000 pages traitées
Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées
1 à 15 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
16 à 30 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
31 à 60 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
61 à 120 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
121 à 180 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
181 à 365 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Plus de 365 jours 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

PARTIE 8 - Plaintes et enquêtes

Article 31 Article 33 Article 35 Recours judiciaire Total
0 0 0 0 0

PARTIE 9 - Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP)

Nombre d'ÉFVP terminées  0

PARTIE 10 - Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels

10.1  Coûts

Dépenses Montant
Salaires  $3,220
Heures supplémentaires $0
Biens et services $0
- Contrats de services professionnels $0  
- Autres $0  
Total $3,220

10.2  Ressources humaines

Ressources Années-personnes consacrées aux activités liées à la protection des renseignements personnels
Remarque : Entrer des valeurs à deux décimales.
Employés à temps plein 0.03
Employés à temps partiel et occasionnels 0.00
Employés régionaux 0.00
Experts-conseils et personnel d'agence 0.00
Étudiants 0.00
Total 0.03
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